Úvod
Dobrá zpráva před příjezdem odpoví hostovi na čtyři otázky: kam jedu, kdy mohu přijet, jak se dostanu dovnitř a komu zavolám při potížích. U chatky v přírodě přidejte také informace, které na mapě nejsou: stav posledního úseku cesty, místo k zaparkování a vzdálenost k ubytování.
Níže najdete vzory pro ruční použití i jako podklad do e-mailových šablon. Údaje ve složených závorkách nahraďte skutečnými informacemi. V e-mailovém systému použijte jeho vlastní proměnné.
1. Potvrzení po dokončení rezervace
Potvrzení má především ujistit hosta, že rezervace proběhla, a vysvětlit její stav. Následující vzor použijte až pro skutečně potvrzený pobyt. U objednávky čekající na platbu text upravte tak, aby tento rozdíl nezanikl.
Předmět: Potvrzení pobytu v {název ubytování}, {termín}
Dobrý den, {jméno}, potvrzujeme váš pobyt v {název ubytování} od {datum příjezdu} do {datum odjezdu} pro {počet hostů}. Celková cena rezervace je {částka a měna}. Stav platby: {uhrazeno / zaplacená záloha a zbývající doplatek}. Případný doplatek uhradíte {způsob a termín}. Přijet můžete od {čas}, odjezd je do {čas}. Podrobné pokyny k cestě a předání ubytování vám pošleme {kdy}. Podmínky rezervace najdete zde: {odkaz}. Pokud potřebujete něco upřesnit, ozvěte se na {kontakt}. Těšíme se na vás, {podpis}.
Pokud se některá platba hradí samostatně na místě, připište ji srozumitelně. Nekopírujte údaj o úhradě ručně mezi různými rezervacemi bez kontroly.
2. Praktické pokyny několik dní před pobytem
Jako výchozí postup můžete zprávu poslat dva až tři dny před příjezdem. U rezervace na poslední chvíli ji host potřebuje dříve. Načasování přizpůsobte vašemu způsobu předání a zkontrolujte, zda zprávu opravdu dostane i host s krátkým předstihem rezervace.
Předmět: Jak k nám dorazíte — {název ubytování}
Dobrý den, {jméno}, váš pobyt začíná {datum}. Ubytování bude připravené od {čas}. Cesta: {adresa nebo přesný bod v mapě}. Poslední úsek: {stručný popis odbočky, povrchu a případného omezení}. Parkování: zaparkujte {kde}. Od parkoviště je to k ubytování {vzdálenost a povrch cesty}. Předání: {osobní přivítání / postup samoobslužného příjezdu}. Pokud se čas vašeho příjezdu výrazně změní, dejte vědět na {kontakt}. S sebou: {jen věci, které skutečně potřebují přivézt}. Na místě máte připravené {stručný seznam vybavení}. Pokud se cestou ztratíte nebo budete potřebovat pomoc, zavolejte na {telefon a dostupnost}. Přejeme klidnou cestu, {podpis}.
U příjezdu za tmy doplňte, podle čeho host pozná správnou bránu. Neposílejte pouze snímek mapy bez textového popisu a odkazu, který lze otevřít v navigaci.
3. Krátká zpráva pro samoobslužný příjezd
Přístupové údaje posílejte hostovi určeným způsobem v čase, kdy je má obdržet. Neuvádějte je v obecném veřejném návodu a nepoužívejte skutečný přístupový kód při testování šablony.
Předmět: Dnešní příjezd do {název ubytování}
Dobrý den, {jméno}, dnes vás čekáme v {název ubytování}. Přístup je možný od {čas}. Dovnitř se dostanete takto: {přesný postup a individuální přístupové údaje, pokud jsou relevantní}. Po vstupu prosím {stručná nezbytná instrukce}. Pokud se nepodaří otevřít, zavolejte na {telefon}. Pro pozdní příjezd platí tento domluvený postup: {záložní řešení}. Užijte si pobyt, {podpis}.
Tento vzor je provozní doporučení, nikoli tvrzení, že každá instalace automaticky odesílá samostatný e-mail v den příjezdu. Způsob odeslání si ověřte v nastavení používaného systému.
Co do zpráv nepřidávat zbytečně
Není potřeba opakovat celý provozní řád v každém e-mailu. Nejdůležitější pokyny napište přímo, podrobnosti odkažte na přehlednou stránku. Host by neměl hledat telefon pro příjezd mezi reklamními nabídkami.
Obecné šablony neplňte vymyšlenými výhodami. Snídani, možnost pozdního odjezdu nebo připravené dřevo zmiňte pouze tehdy, pokud jsou součástí konkrétní rezervace nebo jasně popsanou volitelnou službou.
Kontrola před zapnutím automatického odesílání
Datum, jednotka a počet hostů odpovídají rezervaci.
Prázdná proměnná nevytváří nesrozumitelnou větu.
Odkaz na mapu i kontaktní telefon fungují na mobilu.
Text rozlišuje potvrzený pobyt a čekání na platbu.
Zpráva nepřijde ke zrušené rezervaci.
Máte vyřešenou rezervaci vytvořenou těsně před příjezdem.
Zkušební e-mail jste si přečetli jako host na telefonu.
Co umožňuje průvodce příjezdem na Airbnb
Airbnb uvádí čas příjezdu, trasu a pokyny k parkování jako příklady informací pro průvodce příjezdem. [3]
Airbnb umožňuje doplnit způsob předání, například osobní přivítání, schránku na klíče nebo klávesnici, a pokyny k němu. [4]